Vemos nos dias atuais o crescimento da tecnologia, que avança na era digital, diminuindo a quantidade de papéis, sendo que contratações de serviços, compras, contratos, e até mesmo processos judiciais são realizados de maneira eletrônica.
No entanto, engana-se quem pensa que o “papel” tornou-se dispensável, sendo que ainda necessitamos de documentos físicos para uma série de providências no nosso dia-a-dia. Com isso, uma indagação nos vem a mente: por quanto tempo devemos manter guardados os documentos, sejam em meio físico ou digital?
Existem várias respostas para essa pergunta, pois o período de armazenagem dos documentos varia de acordo com o tipo e a norma que rege a fiscalização.
Inicialmente, deve-se ressaltar que a importância na guarda dos documentos está na eventual necessidade de se comprovar a quitação de débitos e obrigações, caso seja questionado na justiça ou seja cobrado pelos serviços de proteção ao crédito. Em alguns casos, também servem como comprovantes dos dados lançados na declaração anual de imposto de renda.
Ademais, o fato dos documentos estarem digitalizados não exime a necessidade de sua guarda em suporte de papel, pois a legislação atual, apesar de inovar em diversos sentidos, ainda prevê a necessidade de armazenamento dos documentos originais, não sendo autorizado o descarte destes com a digitalização. Temos apenas duas exceções a esta regra: (1) as microfilmagens, no qual se permite a substituição do documento original, tendo em vista as regras específicas deste procedimento e (2) os documentos produzidos eletronicamente, com assinatura digital.
Nesse sentido, uma controvérsia foi instaurada com a vigência do novo Código de Processo Civil Brasileiro, que prevê que podem ser utilizados quaisquer meios legais para provar fatos, nos quais se incluem os documentos digitalizados, que podem ser empregados como prova em um processo judicial.
Porém, até que essa questão esteja pacificada, a recomendação é o armazenamento dos documentos em formato físico, a fim de se evitar problemas futuros.
Para facilitar, em relação aos documentos mais comuns, podemos estabelecer o seguinte prazo para guarda:
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Documento (físico/digital) |
Prazo |
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Contas de água, luz, telefone e gás |
5 anos |
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Nota fiscal de bens duráveis |
Prazo de vida útil do produto, para se resguardar de qualquer defeito oculto de fabricação |
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Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis (ex: alimentos) |
30 dias |
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Comprovante de pagamento de aluguel |
3 anos |
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Comprovante de pagamento de condomínio |
5 anos |
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Financiamento imobiliário |
Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis. |
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Financiamento de automóveis e demais |
5 anos após a sua quitação. |
| Comprovante de pagamento das mensalidades escolares |
5 anos |
| Documentos fiscais em geral* |
5 anos |
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Documentos trabalhistas e previdenciários* |
Guardar até o pedido do benefício da aposentadoria |
| Cheque |
5 anos |
| Faturas de cartão de crédito |
5 anos |
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Comprovantes de Pagamento de Empregados Domésticos e Profissionais Liberais (advogados, médicos, dentistas, entre outros) |
5 anos |
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Seguros (vida, residência, saúde, veículo, etc.) |
1 ano, até a renovação da apólice.
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| Comprovante de votação |
4 anos |
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Comprovante de depósito bancário |
Guardar até comprovar que o valor foi debitado em conta |
| Comprovante de hospedagem |
1 ano |
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Comprovante de pagamento de consórcio |
Devem ser mantidos até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária. |
| Prontuários médicos em formato digital |
Permanente |
| Prontuários médicos em suporte de papel |
20 anos |
* Documentos fiscais e trabalhistas empresariais podem ter prazo de guarda superior.
Além desses, há outros documentos relevantes que devem ser armazenados, dentro do prazo previsto em legislação específica, sendo sempre recomendável avaliar a possibilidade de destruição de cada documento.
Para facilitar, pode-se pedir às empresas que forneçam a Declaração de Quitação Anual de Débitos, que serve como comprovante dos pagamentos realizados no ano anterior, evitando o acúmulo de papéis.
Ademais, sempre que for descartar algum documento importante, principalmente que contenha dados pessoais, rasgue ou queime o papel antes de jogar no lixo, para evitar o uso indevido das informações por outras pessoas má intencionadas.
Porém, uma coisa é certa: se você estiver em dúvida quanto à possibilidade de destruição de um documento, não o faça. Consulte sempre um contador ou advogado de sua confiança para verificar a este respeito.