Na prática, há documentos que devem ser guardados por um a 20 anos. Um comprovante de hospedagem, por exemplo, deve ser guardado por um ano, no mínimo. Já um protuário médico em papel deve ficar em guarda por pelo menos 20 anhos. Na versão digital a guarda é permanente.
Inicialmente, deve-se ressaltar que a importância na guarda dos documentos está na eventual necessidade de se comprovar a quitação de débitos e obrigações, caso seja questionado na justiça ou seja cobrado pelos serviços de proteção ao crédito. Em alguns casos, também servem como comprovantes dos dados lançados na declaração anual de imposto de renda.

O que fazer depois de vencer o prazo de guarda?

Vencido o prazo de guarda dos documentos, e para evitar o acúmulo de papel (quando o documento não estiver digitalizado), recomenda-se destruí-los. Para facilitar, pode-se pedir às empresas que forneçam a Declaração de Quitação Anual de Débitos, que serve como comprovante dos pagamentos realizados no ano anterior, evitando o acúmulo de papéis.
Sempre que for descartar algum documento importante, principalmente que contenha dados pessoais, rasgue ou queime o papel antes de jogar no lixo, para evitar o uso indevido das informações por outras pessoas má intencionadas.
Porém, uma coisa é certa: se você estiver em dúvida quanto à possibilidade de destruição de um documento, não o faça. Consulte sempre um contador ou advogado de sua confiança para verificar a este respeito.
Mas organize-se. Não basta guardar os documentos se na hora que você precisar deles estiverem amontoados. É a maneira mais fácil de perder algo.