O SPED SOCIAL OU E-SOCIAL é projeto que visa consolidar as obrigações acessórias da área trabalhista em uma única entrega/lançamento, o que se dará por meio de convênio que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal.
Basicamente reunirá e dará quitação a diversas obrigações que atualmente são enviadas em momentos e formas distintas aos diversos órgãos envolvidos, com uma pretensa ideia de redução da burocracia envolvida, entretanto, resta evidente que o efetivo interesse público na criação deste sistema é a possibilidade maior fiscalização e apuração de eventuais descumprimentos de prazos, erros de cálculo e declarações inconsistentes.
As empresas precisam estar atentas e organizadas para cumprir os prazos exigidos, especialmente em relação aos RET – Registros de Eventos Trabalhistas. Estes lançamentos deverão ser entregues imediatamente à ocorrência do evento, sob risco de o empregador incorrer em multa pela falta de comunicação no prazo adequado.
De acordo com o Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, de 17 de julho de 2013, já foram estabelecidas algumas regras de lançamento que devem ser cumpridas pelo empregador, regras essas que são subdividas em três grandes momentos.
Por ocasião da implantação do sistema será feito um cadastro inicial de informações em que os trabalhadores serão cadastrados no sistema da Receita.
Num segundo momento serão feitos envios detrabalhistas regulares e de forma individualizada, razão pela qual os órgãos públicos poderão monitorar constantemente a vida do trabalhador, incluindo mudanças de remuneração, de condições de trabalho, exposição a agentes nocivos, além de outros fatores.
Por último, haverá o envio da folha de pagamento, totalizando todas as verbas pagas e descontadas, bem como um resumo das bases de cálculo de FGTS e INSS para um posterior recolhimento dos mesmos.
Importante ressaltar que a transmissão da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) passará a ser feito totalmente através do e-Social, ou seja, é medida de urgência a adequação dos empresários e empresas para cumprimento desses novos regramentos.
Destaca-se que o cronograma de implantação do sistema e-Social, apesar de já ter passado por alterações, tecnicamente se iniciará, com o cadastramento inicial, para empresas tributadas no lucro real em 30/06/2014 e para empresas tributadas pelo lucro presumido em 30/11/2014.
Portanto, mostra-se evidente a urgência na adaptação dos Empregadores à essa nova sistemática que passa necessariamente pela adaptação do setor de Recursos Humanos e seus sistemas, bem como pela análise da legislação específica do SPED SOCIAL ou E-SOCIAL para que o empresariado tenha ciência de quais são suas obrigações relativamente a esse novo sistema.